Sabtu, 25 Agustus 2012

Pengertian Email

Pengertian email dapat ditinjau dari kepanjangan email itu sendiri. Email atau e-mail adalah singkatan dari elektronik mail. Dalam bahasa indonesia, ini disebut sebagai surat elektronik. Entah iseng atau tidak, kadang ada yang menyebutnya sebagai surel (surat elektronik) atau ratel (surat elektronik) atau pos-el (pos elektronik). Namun saya pribadi lebih suka menyebut email saja. Di sini kita bisa mengetahui bahwa pengertian email adalah sistem kirim mengirim surat melalui jaringan komputer.
Perbedaan email dengan surat biasa
Jika pada surat biasa kita memerlukan kertas sebagai media menulis surat, maka perbedaan email dengan surat biasa adalah email tidak memerlukan kertas. Selain itu pada surat biasa umumnya pengirim perlu membayar biaya pengiriman (perangko), tetapi surat elektronik umumnya biaya yang dikeluarkan adalah biaya untuk membayar sambungan Internet, dan listrik tentu saja.
Kelebihan email
Kelebihan email dibandingkan dengan surat biasa dapat dirangkum dalam beberapa hal sebagai berikut;
1. Nyaman
Untuk mengirim email, kita tidak perlu ke kantor pos, cukup duduk di depan komputer yang terhubung Internet dan ketik pesan lalu dikirim ke alamat tujuan. Bahkan sekarang inie-mail bisa dikirim melalui media komunikasi mobile seperti HP. Jadi kelebihan email yang pertama adalah nyaman.
2. Cepat
Kelebihan email yang kedua adalah penyampaiannya yang sangat cepat. Hanya dengan hitungan detik e-mail dapat dikirimkan ke belahan dunia manapun.
3. Murah
Biaya pengiriman email relatif sangat murah dibandingkan penggunaan telepon atau surat, terutama jika mengirim surat atau interlokal ke luar daerah atau luar negeri.
4. Hemat sumber daya
Pengiriman email lebih hemat sumber daya karena kita tidak perlu membeli kertas, pulpen, atau memboroskan tinta printer untuk digandakan lalu dikirimkan ke beberapa orang sekaligus yang tidak sedikit mengeluarkan biaya. Dengan demikian, kelebihan email lanjutannya adalah minimnya sampah yang ditimbulkan.
5. Global
E-mail bisa digunakan oleh siapa saja, di mana saja, dan kapan saja sebagai sarana komunikasi di seluruh penjuru dunia. Tentu dengan catatan pengguna email tersebut terhubung dengan internet.
6. Hemat tempat
Kita bisa menyimpan e-mail di server yang terletak tempat lain. Sehingga untuk menyimpan email, kita tidak memerlukan ruangan yang cukup banyak. Sehingga menjadi ringkas.
7. Pesan suara dan video
Pesan yang dikirim melalui email tidak hanya sekedar teks (tulisan) saja. Isi e-mail dapat berupa gambar, foto, video, program, bahkan suara. Ini merupakan kelebihan email yang tidak dimiliki oleh surat biasa.
Kelemahan Email
Meskipun memiliki banyak kelebihan, email juga memiliki kekurangan. Beberapa kekurangan dari email tersebut adalah sebagai berikut;
1. Salah kirim
Alamat penerima email harus ditulis dengan akurat. Jika keliru satu huruf saja, email bisa tidak sampai atau lebih parah lagi; salah kirim. Bila sebuah e-mail yang berisi dokumen-dokumen penting salah alamat, maka ada kemungkinan dokumen tersebut disalahgunakan.
2. Rawan penyadapan
Ada kemungkinan e-mail disadap oleh oknum tertentu, sehingga dibutuhkan kehati-hatian dalam mengirimkan pesan rahasia. Namun, ini bisa diminimalisir dengan tidak sembarangan dalam mengakses email kita. Langkah hati-hati ini misalnya ditempuh dengan ‘hanya’ menggunakan komputer pribadi untuk mengakses email.
3. Pemalsuan identitas
Kita agak sulit untuk memastikan identitas seseorang hanya dengan mengetahui alamat e-mail yang dimilikinya. Maka kita perlu berhati-hati dalam melakukan tindakan setelah membaca email dari alamat yang tidak kita ketahui.
4. Kebanjiran e-mail sampah
Karena mengirim email hampir tidak memerlukan biaya, sehingga semua orang bisa mengirimkan email bahkan email yang tidak berarti sekalipun.
5. Lambatnya Respon
Kelemahan email bagi beberapa orang adalah bahwa tidak semua orang membaca e-mail setiap hari. Sehingga ada kemungkinan email terlambat dibalas. Namun dengan penetrasi teknologi yang semakin hari semakin luas, kini orang lebih sadar email dibandingkan puluhan tahun yang lalu. Nah dari berbagai informasi diatas, saya berharap, anda lebih paham mengenai pengertian email.


Cara Membuat Email. Sedikit tutorial bagi anda yang belum bisa membuat email dengan mudah dan cepat. Saya mencoba berbagi Cara Membuat Email Yahoo Indonesia untuk tutorial membuat email gmail bisa melihat di postingan berikutnya. Membuat email itu tidak susah kalau anda mengikuti cara dibawah ini.

Email memang sangat dibutuhkan jika kita ingin mendaftar facebook, twitter dll, jika anda belum mempunyai email tapi memaksakan untuk mendaftar fb percuma saja. Dari pada anda pensaran langsung saja anda mengikuti langkah di bawah ini.

1. Anda harus mengunjungi yahoo atau klik disini.

2. Jika sudah mengikuti langkah no 1 anda dibawa ke halaman seperti gambar dibawah ini, lalu anda pilih buat account baru.


3. Jika sudah pilih buat account baru, sekarang anda disuruh mengisi data yang diminta oleh pihak yahoo. Sebagai contoh anda bisa melihat gambar dibawah ini.

Keterangan diatas secara detail anda bisa simak dibawah ini.
·                     Nama saya: Maksudnya isikan nama anda anda sendiri, nama depan dan nama belakang.
·                     Jenis Kelamin: Saat ini yahoo cuman ada dua jenis kelamin yakni laki-laki dan perempuan anda bisa memilih salah satu, jika jenis kelamin anda tidak ada disitu saya mohon maaf hihihihihi....
·                     Tanggal lahir: Isikan tanggal lahir anda beserta bulan dan tahunnya.
·                     Saya tinggal di: Jika anda tinggal di luar negeri anda bisa mengganti negara indonesia tersebut.
·                     Id Yahoo! dan Email: Anda disuruh membuat id anda seperti gambar diatas, jika tidak bisa coba diganti id tersebut.
·                     Kata sandi: Anda harus mengisikan kata sandi, kata sandi ini harus di ingat-ingat karena sangat penting sekali.
·                     Ketik ulang kata sandi: Anda harus mengulang kata sandi anda secara benar.
·                     Pertanyaan rahasia 1: Pertanyaan ini juga harus diingat karena anda lupa kata sandi anda, anda bisa menggunakan pertanyaan rahasia tersebut dengan menggunakan fitur lupa kata sandi.
·                     Pertanyaan rahasia 2: Pertanyaan ini sama saja dengan pertanyaan yang pertama hanya saja berbeda pertanyaan.
·                     Ketik kode yang ditampilkan: Anda harus mengetik kode sama persis seperti gambar diatas, jaka salah ulangi sampai benar.

4. Jika sudah diisi dengan lengkap dan benar lalu pilih buat account saya, nanti anda akan dibawa ke halaman seperti gambar dibawah ini.

5. Tekan lanjutkan untuk mengkonfirmasi pendataran email yahoo anda, dan anda sekarang sudah mempunyai email yahoo.

Itu tadi Cara Membuat Email Yahoo Indonesia semoga bermanfaat bagi anda. Terima kasih atas perhatiannya, jangan lupa untuk mengikuti blog penchenk karena akan mengupas tuntas berita terkini mengenai teknologi dan tentunya tidak kalah menarik dengan Cara Membuat Email.



*cara : cek,mengirim,membalas email


1.Pada URL web browser ketik gmail (tekan ctrl+enter) [ ini trik cara cepat buka situs dengan extention .com]
2.Masukkan account gmail anda (boleh hanya nama atau lengkapnama.anda@gmail.com) masukkan password nya
Tips : jika computer yang anda pakai adalah milik pribadi maka anda bisa member tanda cek list untuk menyimpan password anda secara otomatis,setiap kali kamu mebuka gmail, tidak perlu mengetikkan password.Tapi jika anda membuka email di tempat umum/warnet,jangan sekali-kali mencek tanda ini, karena orang lain bisa membuka email anda, karena browser menyimpan password anda.
3.Tekan tombol sign in.
Cara mengirim mail/surat
Setelah kamu masuk ke account gmail, kamu bisa mengirim mail surat ke teman/rekan kamu, caranya
1.Pada halaman email klik Compose mail di sebelah kiri atas, Masukkan alamat email tujuan kamu, jika lebih dari satu maka dapat dipisahkan dengan tanda , (koma). Contoh : kawan1@gmail.com , teman2@yahoo.co.id, boss@hotmail.com .
Tips : kamu bisa sekaligus mengirimkan cc (copy carbon) ke alamat email yang lain atau bcc (black copy carbon) [ bcc : penerima email utama tidak mengetahui bahwa anda mengirim email ke alamat yang di bcc]
2.Tulis subject judul mail anda, kemudian tulis pesan yang akan kamu sampaikan.
3.Jika kamu akan melampirkan file lainnya (seperti file gambar,docukumen lain) klik attach a file, dibawah kotak judul atas.
4.Setelah pesan dan lampiran selesai tekan tombol send. ( Tips : jika kamu belum selesai menulis, kamu bisa menyimpan dahulu sebelum terkirim : tekan save,maka mail kamu tersimpan di draft, dan bisa kamu edit kembali di lain waktu. jika kamu tidak jadi / salah menulis mail bisa kamu hapus , tekan discard)
5.Tunggu berapa saat, jika keluar pemberitahuan mail anda telah terkirim, berarti anda telah berhasil mengirimkan email. Bisa anda cek di bagian send
Cara membalas dan meneruskan mail yang anda terima
1.Lihat mail yang anda terima di inbox, klik mail tsb untuk membukanya,setelah anda baca, jika anda akan membalas maka ketik balas
2.Jika anda hanya ingin meneruskan mail tersebut ke teman anda ketik forward dan masukkan alamat email tujuan. Tips : jika email yang kamu terima ada lampiran (attachment) dan kamu ingin memforward email tanpa lampiran, kamu bisa menghilangkan tanda (V) checklist pada file attachment.
TIPS PENGELOLAAN MAIL.
1.Anda bisa member tanda star (bintang) pada mail-mail penting agar anda mudah untuk mencarinya di lain waktu.
2.Anda mungkin akan menerima mail spam, yaitu mail yang isinya terkadang tidak penting. Anda bisa menghapus mail spam ini dengan cara ketik hapus semua spam, bersih-bersih, hapus mail yang anda anggap tidak perlu agar kuota email anda tidak habis ( Tapi salah satu nilai tambah gmail adalah quotanya terus bertambah, saat ini 7 GB bisa dilihat waktu pertama kali anda mau log-in, jadi tidak perlu takut habis kuota)
3.Kamu dapat membuat label untuk mengelompokkan email yang masuk sesuai dengan kriteria, caranya buat label baru klik label ? create new, ketik nama label,contoh pekerjaanku. bisa beberapa label. Cara mengelompokkan email ke label ; tandai / check list pada email kemudian klik move to pilih label yang sudah kamu buat tapi. Guna label, selain memeprmudah kamu untuk membuka kembali email yang sejenis, bayangkan jika kamu sudah punya ribuan email, dan kamu ingin mencari beberapa mail tentang kerja, tentu lebih mudah jika kamu buka label pekerjaanku.
sumber :
http://ngenet.web.id/cara-dan-tips-mengelola-gmail.html


*JENIS-JENIS EMAIL

POP Mail
Email jenis ini sama dengan email yang Anda terima dari ISP Anda (bagi Anda yang connect internet dari rumah atau kantor).

Kelebihan :
Kelebihan utama POP mail adalah kemampuannya untuk dibaca secara offline (tidak connect ke internet). Untuk mengecek email, Anda perlu connect ke server POP mail Anda, lalu mendownload seluruh email yang ada. Setelah itu Anda bisa memutuskan hubungan dengan internet dan membaca email. Bila sudah siap dengan jawabannya Anda bisa connect lagi ke internet dan tekan Send. Untuk itu semua Anda harus menggunakan program client mail seperti Eudora atau Outlook Express.

Kekurangan
Kekurangan POP mail adalah Anda tidak bisa mengecek email Anda dari sembarang tempat.

Web Based email
Email jenis ini merupakan email yang ditawarkan berbagai situs seperti Yahoo, Hotmail, BolehMail, LoveMail dan lain-lain.

Kelebihan
Anda bisa mengecek email Anda dari mana saja dan browser apa saja.

Kekurangan
Kekurangan utama dari email berbasis web adalah, untuk mengecek email Anda harus selalu terhubung ke internet. Bagi yang hanya menerima beberapa atau belasan email tentu nggak begitu terasa. Tapi bagi Anda yang menerima puluhan email atau bahkan ratusan email tentu akan terasa kekurangannya terutama dalam hal biaya (menambah biaya, karena harus selalu connect ke internet).

Email Forwarding
Email jenis ini akan terasa manfaatnya bagi Anda yang belum menemukan layanan email yang cocok alias suka gonta-ganti email. Pada prinsipnya email forwarding ini merupakan layanan email yang meneruskan email yang dikirim kepadanya ke account email Anda yang lain.

Kelebihan
Anda bisa menyembunyikan alamat email Anda yang sesungguhnya. Selain itu Anda juga tidak perlu memberi tahu email Anda yang baru (jika Anda sering gonta-ganti email). Yang Anda berikan cukup alamat email forwarding tersebut.

Kekurangan
Karena bersifat sebagai perantara, email tersebut akan membutuhkan waktu yang lebih lama untuk sampai ke tempat Anda.


*ISTILAH-ISTILAH DI EMAIL
1. Address
Address yang arti harafiahnya adalah alamat, pada teknologi e-mail biasanya berarti alamat e- mail yang Anda miliki. Alamat e-mail memiliki format penulisan yang sudah ditetapkan pada standar RFC 822, di mana alamat e-mail diawali dengan nama alias, diikuti dengan tanda “@” (baca et) dan diakhiri dengan penamaan domain yang sudah terdaftar.
Nama alias biasanya adalah nama lengkap Anda yang disingkat, atau nama julukan Anda, atau nama apapun yang Anda suka. Tanda “@” mutlak harus berada antara nama alias dengan nama domain. Sedangkan penamaan domain harus menggunakan nama domain yang sudah terdaftar.
2. Address Book atau Contacts
Address Book atau sering juga disebut Contacts merupakan istilah untuk daftar nama dan alamat e-mail pada sebuah program e-mail client. Kedua istilah ini umum digunakan pada berbagai macam e-mail client. Biasanya isi dari Address Book atau Contacts tidak hanya berupa nama dan alamat e-mail saja, melainkan informasi kontak tambahan seperti alamat kantor, alamat rumah, nomor telepon, dan banyak lagi.

3. Attachment
Attachment dalam bahasa Indonesia berarti lampiran. Dalam sistem e-mail, Attachment merupakan istilah untuk melampirkan dokumen-dokumen tertentu yang akan dibawa serta pada saat e-mail tersebut dikirim. Jadi, e-mail yang dikirim tidak hanya sekadar tulisan saja, melainkan dapat dilampirkan file file tertentu. Ini akan sangat memudahkan Anda dalam mendistribusikan file-file penting ke pihak lain. Jumlah file attachment dalam sekali pengiriman e-mail tidak dibatasi, namun yang biasanya dibatasi adalah ukuran file yang akan dikirim. Jadi sebaiknya, teliti dulu ukuran file attachment yang diperbolehkan untuk dikirim sebelum Anda berkirim e-mail.
4. BCC
BCC merupakan kependekan dari Blind Carbon Copy. Istilah ini merupakan sebuah fasilitas dari sistem e-mail yang memungkinkan penggunanya melakukan pengiriman e-mail yang sama ke banyak alamat, namun para penerimanya tidak bisa melihat alamat e-mail yang dituliskan pada kolom BCC ini. Tujuannya adalah untuk menyembunyikan alamat-alamat lain yang juga dikirimi e-mail serupa. Yang dapat melihat alamat pada kolom BCC ini hanyalah si pengirimnya saja.
5. Bounce E-mail
Bounce e-mail mungkin sering Anda alami pada saat menggunakan e-mail. Bounce e-mail merupakan sebuah istilah untuk e-mail yang tidak berhasil terkirim ke penerimanya dan terpental balik ke mailbox Anda. Biasanya e-mail yang balik ke mailbox Anda disertai dengan pesan pesan pemberitahuan error yang cukup informatif. Pesan error ini berasal dari e-mail server yang paling dekat dengan server di mana alamat e-mail tersebut berada. Dengan meneliti pesan bounce ini, sebenarnya Anda dapat mengetahui penyebabnya mengapa pengiriman email
sampai gagal dilakukan.
6. CC
CC merupakan kependekan dari Carbon Copy, yang artinya adalah melakukan pengiriman sebuah e-mail yang sama ke banyak alamat. Berbeda dengan BCC, fasilitas CC ini tidak menyembunyikan alamat e-mail si penerima lainnya, sehingga semua penerima e-mail dapat melihat alamat-alamat e-mail dari penerima lainnya. Fasilitas CC ini tentu sangat memudahkan Anda yang sering mengirim e-mail-e-mail yang sama ke banyak orang. Namun, yang perlu diperhatikan adalah biasanya penyedia jasa e-mail membatasi jumlah alamat e-mail yang dimasukkan ke kolom CC ini.
7. Delivery Receipt
Delivery receipt merupakan sebuah fasilitas dalam sistem e-mail yang memungkinkan pengirim e-mail menerima informasi bahwa si penerima e-mail yang ditujunya telah men-download email yang Anda kirim dan telah disimpan dalam program mail client-nya. Fasilitas ini sangat berguna bagi Anda yang sering mengirimkan e-mail-e-mail yang sangat penting dan ingin memonitor kepastian sampainya e-mail tersebut.
8. Distribution List atau Mailing List atau Groups
Ketiga istilah di atas merupakan fasilitas yang memungkinkan Anda membuat sebuah alamat e-mail yang mewakili banyak sekali alamat lain di dalamnya. Dengan demikian, ketika Anda mengirimkan e-mail ke alamat tersebut, maka secara otomatis semua alamat di belakangnya akan menerima e-mail yang sama. Fasilitas ini sangatlah populer di kalangan pengguna Internet sebagai ajang pertukaran informasi antar sesama. Biasanya mailing list dibuat berdasarkan kesamaan interest antar sesama anggotanya, atau sebuah kelompok kerja, kelompok sekolah, dan banyak lagi. Fasilitas mailing list atau group banyak tersedia di Internet saat ini. Namun yang paling populer adalah fasilitas dari Yahoo!, yaitu Yahoogroups. Anda dapat menggunakannya secara cuma-cuma dengan mengakses alamat http://groups.yahoo.com.
9. Domain (Nama Domain)
Domain merupakan sebuah sistem penamaan dalam dunia internet. Nama domain biasanya digunakan untuk mewakili alamat-alamat IP dari perangkat jaringan dan server yang berupa angka-angka panjang. Dengan adanya nama domain, para pengguna Internet tidak perlu mengingat angka-angka panjang tersebut, cukup mengingat nama domain-nya saja.
10. Draft
Draft biasanya berarti sebuah rancangan e-mail yang sudah ditulis oleh si pengirim namun belum diselesaikan dan belum bermaksud untuk dikirimkan. Biasanya fasilitas ini ada pada setiap program mail client yang ada saat ini.
11. Exchange Server
Exchange server merupakan sebuah nama program buatan Microsoft yang banyak digunakan untuk membuat sebuah e-mail server. Dengan menggunakan Exchange server yang berjalan di atas operating system Windows, Anda dapat membuat e-mail server sendiri. Program-program e-mail server lain sudah banyak tersedia saat ini seperti Sendmail dan Qmail pada dunia open source, Lotus Notes keluaran IBM, dan banyak lagi.
12. Filters
Merupakan istilah untuk menyaring email- e-mail yang masuk. E-mail yang masuk ke mailbox Anda terkadang perlu untuk disaring agar dapat dibaca dengan lebih nyaman. Biasanya e-mail-e-mail yang disaring adalah e-mail-e-mail sampah seperti e-mail promosi, e-mail porno, e-mail penipuan, dan banyak lagi. Penyaringan ini biasanya dilakukan oleh program mail client, atau jika penyedia jasa memiliki fasilitas tersebut bisa juga filtering dilakukan di jaringan mereka. Tujuannya adalah agar link Internet Anda tidak dipenuhi dengan email- e-mail sampah.
13. Folder
Folder merupakan istilah untuk partisipartisi tempat penyimpanan e-mail yang diterima. Partisi tersebut dapat digunakan untuk mengelompokkan e-maile- mail yang masuk. Proses filter dan rule dapat berjalan dengan sempurna jika ada folder-folder yang memilah-pilah email. Arsip-arsip e-mail yang masuk menjadi sangat rapi dan nyaman dibaca di kemudian hari.

14. Forward
Untuk meneruskan sebuah e-mail ke orang lain, carilah istilah ini pada program e-mail client Anda. Istilah ini memang memiliki arti melakukan penerusan sebuah e-mail ke penerima lain. Jadi, Anda tidak perlu susah-susah mendistribusikan e-mail-e-mail yang telah masuk.
15. Headers
Secara harafiahnya headers berarti kepala atau awal. Dalam dunia e-mail, header berarti kepala e-mail. Sebuah email pasti memiliki kepala e-mail yang biasanya berisikan informasi-informasi penting. Informasi mengenai mail server apa yang digunakan untuk mengirim email, jam berapa e-mail tersebut dikirim, dari mana asal e-mail tersebut, melalui server-server apa saja e-mail tersebut berjalan, dan banyak lagi. Semua informasi tersebut dapat dilihat dari header sebuah e-mail. Sangat penting untuk keperluan troubleshooting atau penyidikan.
16. HTML email
Jika Anda melihat sebuah e-mail berisikan beberapa gambar dengan teks-teks bervariasi warna dan ukurannya, kemungkinan besar Anda sedang membaca sebuah HTML e-mail. E-mail jenis ini dibuat dalam format dan coding yang sama dengan sebuah halaman web, membuat pembaca e-mail-nya merasa nyaman ketika membaca e-mail tersebut.
17. IMAP
IMAP kependekan dari Internet Messege Access Protocol merupakan sebuah metode pengaturan e-mail-e-mail yang Anda terima beserta sistem folderfoldernya di mana e-mail tersebut ditampung dalam sebuah server.
18. Inbox
Inbox merupakan istilah untuk kotak suratelektronik yang menampung pesan-pesan e-mail yang Anda terima. Folder Inbox ini umumnya ada di semua program e-mail client yang ada saat ini, atau juga dalam webmail-webmail yang umum digunakan.
19. Junk Mail
Junk mail dapat berarti juga e-mail sampah, yaitu email-email yang dianggap tidak perlu bahkan mengganggu oleh si penerimanya. Biasanya yang termasuk dalam kategori Junk mail bisa berupa email iklan dan promosi, e-mail penipuan, e-mail nyasar, e-mail notifikasi yang tidak perlu, dan banyak lagi.
20. Mailbox
Istilah Mailbox biasanya digunakan untuk menyatakan sebuah account e-mail dengan kapasitas penampungan tertentu yang dibuat di mail server dari penyedia jasa Internet.
21. Mail Client
Mail client adalah istilah yang digunakan untuk menyebut sebuah program penarik dan pengirim e-mail yang biasanya harus diinstal dalam PC yang Anda gunakan. Program mail client ini sangat banyak sekali beredar di pasaran. Ada yang gratis dan ada pula yang mengharuskan Anda membayar untuk dapat memilikinya. Program mail client yang merupakan bawaan dari operating system Windows adalah Outlook Express.
22. Mail Server
Sesuai dengan namanya, mail server merupakan seperangkat server atau PC dengan program khusus untuk melayani proses pengiriman dan penerimaan email. Server atau PC yang diinstali
program tersebut akan bekerja meneruskan, menarik, menerima, dan mendistribusikan e-mail-e-mail para penggunanya. Tersedia program cukup banyak untuk membuat sebuah mail server. Pada Windows, Microsoft Exchange merupakan program mail server yang banyak digunakan. Di Linux dan sistem open source juga banyak program sejenis, seperti Qmail, Sendmail, dan banyak lagi.
23. Mail Transfer Agent (MTA)
MTA merupakan istilah untuk seperangkat sistem yang terdiri dari server dan program yang bertugas meneruskan atau menghantarkan pesan e-mail. Ketika MTA menerima pesan e-mail dari para penggunanya, pesan tersebut ditampung sementara olehnya untuk dianalisis siapakah penerima dari pesan e-mail ini. MTA akan melakukan dua aksi, menghantarkannya langsung ke mailbox penggunanya (alamat e-mail lokal yang ada dalam server atau jaringan lokal), atau meneruskan ke MTA lain yang menyimpan mailbox dari alamat yang dituju (menjalankan proses routing email).
24. Outbox
Outbox merupakan lawan kata dari Inbox. Outbox berarti juga folder atau tempat penampungan sementara e-mail-e-mail yang mau dikirimkan oleh pengguna. Folder Outbox biasanya ada pada kebanyakan program mail client. Isi dari folder ini biasanya hanya sesaat karena jika e-mail sudah terkirim, maka e-mail tersebut sudah tidak berada di folder ini lagi.
25. Outlook
Outlook merupakan nama sebuah program mail client yang ada pada operating system Windows. Program Outlook terbagi menjadi dua jenis, Outlook Express yang merupakan programstandar yang langsung ada pada Windows ketika Anda menginstalnya. Satu jenis lagi adalah Microsoft Outlook yang merupakan program bawaan dari Microsoft Office. Outlook merupakan program mail client yang cukup luas digunakan saat ini.
26. Plain-text Mail
Jika Anda menerima e-mail yang hanya berisikan teks dengan satu jenis font saja tanpa ada gambar atau objek laindi dalamnya, kemungkinan besar Anda telah menerima Plain-text mail, istilah untuk e-mail yang hanya berformat teks saja. Kelebihan dari e-mail jenis ini dapat dikirim dan diterima dengan lebih cepat karena berukuran kecil dan sederhana. Kekurangannya adalah
kurang informatif tanpa gambar dan objek lain di dalamnya.
27. POP3
POP merupakan kependekan dari Post Office Protocol, sedangkan angka 3 menunjukkan nomor versinya. POP3 merupakan sebuah protokol yang digunakan untuk proses penerimaan email. Jika ingin menarik e-mail dari ISP atau penyedia jasa e-mail ke komputer Anda, maka Anda harus memasukkan alamat server POP3 milik mereka. Servis POP3 umumnya menggunakan port komunikasi TCP 110.
28. Preview Pane
Preview pane biasanya berada dalam program mail client seperti Outlook, Evolution, dan banyak lagi. Preview pane adalah sebuah halaman preview yang digunakan untuk membaca pesan e-mail tanpa harus membuka satu halaman baru. Kebanyakan program mail client memungkinkan Anda untuk menonaktifkan halaman preview pane ini.
29. Sent Items
Sent items biasanya merupakan nama dari sebuah folder pada program mail client seperti Outlook dan yang lainnya. Folder ini berisikan pesan-pesan e-mail yang telah berhasil Anda kirimkan ke tujuannya. Ketika belum berhasil, pesan tersebut berada pada folder Outbox, sesaat setelah berhasil maka pesan tersebut akan langsung berada di folder Sent items.
30. Signature
Signature atau tanda tangan memiliki arti dan kegunaan yang sama dalam komunikasi e-mail. Signature pada email biasanya berupa identitas pengirim yang harus selalu dituliskan diakhir pesan email. Untuk membuat Anda tidak mengetik berulang-ulang, biasanya disediakanlah fasilitas pembuat signature pada program mail client. Signature dapat dibuat dalam bentuk teks biasa, dalam format HTML atau dalam bentuk file gambar. Setelah signature dibuat, pasangkan pada setiap e-mail yang Anda kirim, maka tidak perlu repot-repot lagi membuatnya pada setiap e-mail.
31. SMTP
Simple Mail Transfer Protocol merupakan kepanjangan dari SMTP. Fungsinya adalah sebagai protokol yang mengatur pengiriman pesan-pesan e-mail. Jika Anda membuat mail server sendiri untuk melakukan pengiriman, pasti Anda harus mengaktifkan servis SMTP dengan nomor port TCP 25 pada server tersebut. Ketika Anda ingin mengirimkan sebuah pesan e-mail, maka kali pertama yang dilakukan program mail client adalah menghubungi server yang membuka servis SMTP. Setelah komunikasi terjalin, pesane-mail langsung diteruskan ke server
tersebut. Kemudian pada server SMTP, pesan e-mail tersebut akan diteruskan ke alamat yang dituju.
32. Vacation Messege
Pernahkah Anda menerima pesan balasan dari orang yang Anda kirimi e-mail yang menyatakan orang tersebut sedang tidak berada di kantor atau sedang berlibur, atau yang sejenisnya? Jika pernah, maka Anda telah menerima Vacation message dari orang yang Anda kirimi tersebut. Fasilitas ini memang sangat berguna untuk menginformasikan kepada pengirim e-mail bahwa Anda sedang tidak bisa membaca e-mail karena satu dan lain hal. Dengan adanya pesan ini, maka si pengirim tidak perlu menunggu-nunggu balasan e-mail dari si penerimanya.
Jika Anda pernah membuka halaman web mail milik Yahoo! atau Gmail, maka tidak salah lagi halaman tersebut merupakan halaman web khusus untuk melayani Anda untuk mengirim dan menerima email. Web-based e-mail ini memudahkan Anda untuk membaca dan mengirim e-mail karena tidak perlu dilakukan di komputer yang menjalankan program mail client. Di manapun asalkan Anda terkoneksi dengan internet, e-mail-e-mail Anda bisa dibaca dan dikirim melalui account e-mail Anda. Kenali Istilah Kenali Fungsi Karena teknologi e-mail merupakan sebuah teknologi yang boleh dikatakan mengubah gaya hidup manusia modern saat ini dalam berkomunikasi, maka banyak istilah dan fasilitas baru yang muncul. Jika pada proses pengiriman surat biasa tidak ada istilah dan fasilitas ini, maka Anda akan banyak menemukannya di proses pengiriman e-mail. Untuk itu, tidak ada salahnya untuk Anda mengenal dan mengetahui beberapa istilah-istilah penting yang umum digunakan dalam teknologi e-mail. Keuntungannya adalah Anda menjadi bertambah lancar dan fasih menggunakan e-mail untuk berkomunikasi


*Etika penulisan email

1. Biasakan menggunakan bahasa yang baik.
Hindari lah dalam penggunaan kata-kata yang tidak beraturan, baik itu kata-kata klise ataupun kata-kata kalimat langsung. Atau kata-kata yang benar tapi salah saat mengetiknya sehingga terlihat seolah-olah bahasa Anda jelek.

2. Biasakan menulis email dengan pendek.
Cobalah menulis email to the point. Menulis email yang sangat panjang selain capek, juga orang yang membacanya menjadi malas, sehingga sering diabaikan, atau baru dibaca keesokan harinya atau bahkan di-delete.

3. Belajar menulis email dengan jujur.
Kejujuran Anda terhadap hal yang Anda tulis di email bisa dibaca orang melaui tulisan Anda sendiri. Jangan salah, kebohongan bisa terlihat dari rangkaian kata yang ditulis. Oleh sebab itu, mulai sekarang, belajarlah menulis email dengan jujur dan apa adanya. Toh, bila kita jujur, hati jadi senang, pikiran tenang dan hidup pun jadi ringan.

4. Gunakan email bila diperlukan saja.

Sebagaimana kita ketahui bahwa berkomunikasi via email selain lebih cepat, mudah, serta dapat disimpan untuk diperiksa ulang. Kekuatan email begitu dahsyat dan super cepat. Email sanggup mengirimkan pesan ke seluruh dunia sekali klik hanya dalam waktu hitungan detik. Namun begitu, Anda jangan terlalu mendewakan email. Terlebih lagi bila Anda kurang ahli dalam menulis apa yang Anda maksud melalui kata-kata dalam email. Salah salah, email yang Anda tujukan ke bos Anda justru membuat persepsi bos diluar yang Anda harapkan. Jadi, ada kalanya Anda bicara dengan bos atau siapa saja tidak pantas lewat email. Justru pantasnya secara langsung.  Anda tidak dapat menyampaikan segala hal ke semua orang melalui satu pintu saja yakni email. Pada hal-hal tertentu, bicara langsung lebih pantas dibandingkan melalui email karena lewat email, tentu kehadiran Anda tidak dirasakan orang.

5. Atur waktu-waktu tertentu untuk menjawab email
Memang, tidak semua kita yang punya waktu untuk membaca email. Bila hal ini terjadi pada Anda, cobalah membuat jadwal tertulis untuk menjawab email-email yang masuk ke inbox Anda.

6. Waktu 5 menit untuk menerima dan membalas email.

Untuk membalas email, tidak perlu berlama-lama. Ini akan merugikan Anda sendiri. 5 menit sudah cukup dan wajar dalam menjawab email. Begitu juga untuk waktu menulisnya. Jangan menulis email bila Anda sedang kurang konsentrasi atau sedang marah. Hal ini bisa berpengaruh pada kalimat-kalimat yang akan Anda tulis nantinya. Redakan marah Anda dulu. Bila Anda muslim, cobalah berwudhu terlebih dahulu. Sejuknya air dan bacaan do'a setelah wudhu akan membuat hati Anda ikut sejuk.

7. Kalimat yang lengkap dan jelas.
Ungkapkan lah keinginan Anda dengan lengkap dan jelas. Bila Anda rasa sudah cukup, jangan ditambah-tambah lagi. Ini akan membuat isi email Anda jelek dan jadi terlihat berbelit-belit.

8. Jangan melepaskan uneg-uneg dan kekesalan lewat email.

Siapa saja pasti pernah marah ataupun kesal. Namun jangan sekali-sekali kekesalan itu Anda lampiaskan melalui email. Atau katakanlah itu bukan kekesalan, hanya sekedar "curhat" ke teman. Itu sama saja. Curhat tapi dalam rangka melepaskan amarah dan kekesalan tidak akan berdampak baik, yang justru membuat orang makin tahu kualitas pribadi Anda.

9. Terbuka bagi siapa saja
Bila Anda seorang bos ataupun manager di perusahaan tempat Anda bekerja, manfaatkanlah email sebagai sarana bagi bawahan Anda. Hal ini akan menguntungkan Anda. Persepsi positif tentang pribadi Anda akan tercermin dengan begitu terbukanya Anda kepada siapa saja dan mau menerima email dari siapa saja. Ini penting, karena banyak diantara para bos yang emailnya tidak berlaku bagi bawahannya. Seandainyapun ada email yang masuk, tapi itu dari seorang bawahan, jarang yang mau membalas dan sering diabaikan. Oleh sebab itu tidak ada salahnya Anda memperlihatkan kepada semua orang bahwa Anda selalu terbuka bagi mereka.

10. Kurangi bercanda lewat email

Di antara kita tentu pernah mengirim email yang berisi joke ataupun lelucon ringan kepada teman-teman kita. Ini memang baik, agar suasana lebih segar dan tidak monoton. Tapi, kalau terlalu sering, justru bisa berdampak negatif bagi kita. Orang akan menilai kita lain. Kita akan dianggap suka membuang-buang waktu kerja dan tidak serius dalam bekerja. Malah di beberapa perusahaan ada yang melarang karyawannya bercanda lewat email karena bisa mengganggu waktu bekerja.
Oleh karenanya, bercanda lewat email tidak salah, tapi jangan keseringan.

Article source: http://www.indexarticles.com/2010/01/artikel-etika-menulis-email.html
Copyright © 2009 http://www.indexarticles.com/




Mailing List juga sering diistilahkan sebagai milis, yaitu sebuah alamat email yang digunakan oleh sekelompok pengguna internet untuk melakukan kegiatan tukar menukar informasi. Setiap pesan yang dikirimkan ke alamat sebuah milis, secara otomatis akan diteruskan ke alamat email seluruh anggotanya. Milis umumnya dimanfaatkan sebagai sarana diskusi atau pertukaran informasi diantara para anggotanya.

Pengelompokan alamat e-mail. Artinya, apabila suatu surat dikirimkan ke alamat ini, maka secara otomatis sistem akan mengirimkannya kepada alamat-alamat yang telah didaftarkan dalam database mesin tersebut, dengan adanya mailing list ini, apabila satu surat ingin dikirimkan ke beberapa orang, maka cukup dikirimkan ke mailing list. Metode pengiriman email juga dapat diset apakah setiap email yang dikirimkan oleh anggota dapat diterima atau cukup diterima sekaligus (digest).

Pengaturan diskusi melalui mailing list ini dapat diset dalam bentuk moderated atau unmoderated tergantung siapa saja yang boleh berkomentar dan ikut berdiskusi. Pengaturan diskusi dilakukan oleh seorang moderator.

 http://fga2194.blogspot.com/2009/11/pengertian-mailing-list.html


Tidak ada komentar:

Posting Komentar